Selon une \u00e9tude de l\u2019Isop, 35% des cadres jugent que moins d\u2019une r\u00e9union sur quatre est efficace.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Et pourtant, les r\u00e9unions continuent de se multiplier dans notre quotidien. Alors, pourquoi nous ent\u00eatons nous \u00e0 multiplier les r\u00e9unions ? Souffrons nous de r\u00e9unionite aigu\u00eb ou bien ces r\u00e9unions sont-elles finalement n\u00e9cessaires au d\u00e9veloppement des entreprises ? Digital Ninja a enqu\u00eat\u00e9 afin d\u2019\u00e9lucider le myst\u00e8re.<\/p>\n\n\n\n
Comment se d\u00e9roulent les r\u00e9unions dans les entreprises ?<\/h2>\n\n\n\n
R\u00e9unionite aigu\u00eb, n.f. FAMILIER : Manie de faire des r\u00e9unions.<\/p>\n\n\n\n
Les r\u00e9unions font partie du quotidien de toutes les entreprises. Sur le principe, la r\u00e9union part d\u2019une bonne intention. Son but est g\u00e9n\u00e9ralement de faire avancer un projet, de trouver une solution \u00e0 une probl\u00e9matique.<\/p>\n\n\n\n
Cela permet de favoriser les \u00e9changes, d\u2019impliquer les collaborateurs, de favoriser la coh\u00e9sion d\u2019\u00e9quipe et d\u2019\u00e9voluer ensemble vers un objectif commun.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Or, vous en avez probablement d\u00e9j\u00e0 fait l\u2019exp\u00e9rience, dans la pratique ce n\u2019est pas toujours ainsi que cela se passe\u2026 Entre les r\u00e9unions qui ont du mal \u00e0 d\u00e9marrer, qui s\u2019\u00e9parpillent, les avis qui divergent, les participants passifs ou au contraire ceux qui ont tendance \u00e0 monopoliser la parole, il arrive souvent de sortir d\u2019une r\u00e9union et d\u2019en \u00eatre toujours au m\u00eame point, voire pire, de ressentir de la confusion et de se sentir perdu\u2026<\/p>\n\n\n\n Fun fact : 1 cadre sur 3 avoue s\u2019\u00eatre d\u00e9j\u00e0 assoupi en r\u00e9union.<\/p>\n\n\n\n De plus, encha\u00eener les r\u00e9unions impacte votre productivit\u00e9. En passant sans cesse d\u2019un sujet \u00e0 l\u2019autre, la concentration est plus difficile et demande du temps et de l\u2019\u00e9nergie.<\/p>\n\n\n\n Pire, des r\u00e9unions trop nombreuses et inefficaces font perdre de l\u2019argent \u00e0 votre entreprise ! D\u2019apr\u00e8s une \u00e9tude de l\u2019ISOP, si dans une entreprise de 200 salari\u00e9s, chacun passe 2h par semaine en r\u00e9union, le co\u00fbt pour l\u2019entreprise \u00e0 la fin de l\u2019ann\u00e9e s\u2019\u00e9l\u00e8verait \u00e0 plus d\u20191 million d\u2019euros !<\/strong><\/p>\n\n\n\n En lisant cela, vous \u00eates en train de vous dire \u201cSTOP, il faut absolument arr\u00eater les r\u00e9unions ! Vous n\u2019avez pas tout \u00e0 fait tort, mais vous allez voir, dans les faits, ce n\u2019est pas si simple, m\u00eame si notre ninja \u00e0 trouver des solutions efficaces pour y rem\u00e9dier.<\/p>\n\n\n\n Comme moi, et encore plus maintenant, vous vous \u00eates s\u00fbrement d\u00e9j\u00e0 pos\u00e9 LA question : et si on arr\u00eatait de faire des r\u00e9unions, que se passerait-il ? L\u2019entreprise Microsoft a men\u00e9 l\u2019exp\u00e9rience au Japon pour mesurer l\u2019impact qu\u2019aurait une diminution significative des r\u00e9unions.<\/p>\n\n\n\n Pendant un mois, les collaborateurs n\u2019ont travaill\u00e9 que 4 jours par semaine et la dur\u00e9e des r\u00e9unions \u00e9tait limit\u00e9e \u00e0 30 minutes. R\u00e9sultat : la productivit\u00e9 a augment\u00e9 de 40% par rapport aux objectifs d\u00e9finis.<\/p>\n\n\n\n En r\u00e9alit\u00e9, limiter les r\u00e9unions permet d\u2019augmenter la productivit\u00e9 et de d\u00e9placer la communication vers des canaux asynchrones. On peut donc en d\u00e9duire que des r\u00e9unions plus courtes que la moyenne (entre 1h et 1h20) seraient plus efficaces et permettraient de perdre moins de temps.<\/p>\n\n\n\n La r\u00e9union n\u2019est finalement pas le probl\u00e8me en soit, c\u2019est plut\u00f4t la mani\u00e8re dont elle est organis\u00e9e qui peut faire perdre du temps et de la pertinence.<\/p>\n\n\n\n Il existe de nombreuses m\u00e9thodes qui permettent de rendre les r\u00e9unions plus productives, notamment des m\u00e9thodes agiles de type SCRUM et la digitalisation des r\u00e9unions avec des outils d\u00e9di\u00e9s. Ces m\u00e9thodes ont fait leurs preuves, mais ce qu\u2019il faut savoir, selon les entreprises, des changements fondamentaux dans la culture de l\u2019entreprise et dans l\u2019organisation sont n\u00e9cessaires, notamment en transformation digitale.<\/p>\n\n\n\n En effet, si par exemple les collaborateurs d\u2019une entreprise passent les \u2154 de leur temps en r\u00e9union et qu\u2019ils utilisent le dernier tiers pour r\u00e9pondre \u00e0 des e-mails, trouver le temps de travailler et d\u2019\u00eatre productif est compliqu\u00e9. Cons\u00e9quence : des heures suppl\u00e9mentaires, du stress et de la frustration.<\/p>\n\n\n\n Un changement de paradigme est alors n\u00e9cessaire, qui sera compl\u00e9t\u00e9 par des m\u00e9thodes et des astuces pour am\u00e9liorer la productivit\u00e9 des r\u00e9unions.<\/p>\n\n\n\n Il est important de comprendre qu\u2019une r\u00e9union n\u2019est pas un bloc dans un agenda Outlook. C\u2019est une fen\u00eatre temporelle servant \u00e0 utiliser le jus de cerveau de plusieurs participants pour en tirer un r\u00e9sultat. Et pour am\u00e9liorer ce r\u00e9sultat, il est crucial de comprendre ses 3 phases:<\/p>\n\n\n\n \u21d2 Avant, la pr\u00e9paration. Pendant, la tenue. Apr\u00e8s, le suivi.<\/p>\n\n\n\n Avant de convoquer tout le monde en salle de r\u00e9union, et de consommez l\u2019\u00e9quivalent du PIB du Lichtenstein en taux horaire, demandez vous si cette r\u00e9union est bien n\u00e9cessaire ou si elle peut \u00eatre remplac\u00e9e par une communication asynchrone, via un canal de chat, un \u00e9change via un outil de gestion de projet ou encore un e-mail par exemple. La r\u00e9union la plus productive est souvent celle qui n’a pas lieu.<\/p>\n\n\n\n 🥷Astuce de Ninja : Pour faire passez une information, une courte vid\u00e9o de quelques minutes peut \u00e9conomiser une r\u00e9union inutile. Dans les conversations, Teams cliquez sur l\u2019onglet pour enregistrer une courte vid\u00e9o.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Commencez par r\u00e9duire la dur\u00e9e des r\u00e9unions. En moyenne une r\u00e9union dure entre 1h et 1h20, or le temps d\u2019attention des participants dure environ 52 minutes. Pour avoir un niveau maximal d\u2019attention pendant toute la r\u00e9union, optez pour une dur\u00e9e de 30 \u00e0 45 minutes. Une dur\u00e9e plus courte exige un niveau de concentration plus \u00e9lev\u00e9 et induit la volont\u00e9 d\u2019aller \u00e0 l\u2019essentiel. Des r\u00e9unions plus courtes \u00e9vitent de se disperser et de traiter un sujet particulier en restant focus dessus.<\/p>\n\n\n\n 🥷Astuce de Ninja : Utilisez la fonctionnalit\u00e9 Outlook \u00ab\u00a0\u00e9courter la dur\u00e9e de tous les \u00e9v\u00e8nements\u00a0\u00bb pour garder 5 \u00e0 10 minutes entre les r\u00e9unions.<\/p>\n\n\n\n Plus il y aura de monde dans une r\u00e9union, plus les risques de se disperser sont \u00e9lev\u00e9s. Faire des r\u00e9unions en petit comit\u00e9 avec uniquement les personnes concern\u00e9es ou les responsables d\u2019\u00e9quipe permet de gagner du temps et d\u2019aller droit au but. Si d\u2019autres personnes doivent \u00eatre inform\u00e9es des d\u00e9cisions prises pendant la r\u00e9union, mettez \u00e0 leur disposition un compte rendu et un replay dans lequel elles trouveront toutes les informations dont elles ont besoin pour faire avancer le projet.<\/p>\n\n\n\n Il y a une corr\u00e9lation d\u00e9croissante entre le nombre de participants \u00e0 votre meeting et son taux de collaboration. Plus il y a de monde, moins on collabore.<\/p>\n\n\n\n Jeff Bezos impose \u00e0 ses salari\u00e9s la \u201cr\u00e8gle des 2 pizzas\u201d : le nombre de participants \u00e0 une r\u00e9union ne doit pas d\u00e9passer la capacit\u00e9 de 8 parts de pizza.<\/a><\/p>\n\n\n\n Donc arr\u00eater d\u2019inviter la terre enti\u00e8re \u00e0 vos r\u00e9unions.<\/p>\n\n\n\n Savez-vous que 52% des salari\u00e9s trouvent que leurs coll\u00e8gues arrivent mieux pr\u00e9par\u00e9s en visioconf\u00e9rence qu\u2019en pr\u00e9sentiel et 47% pensent que moins de temps est perdu au d\u00e9but des visios qu\u2019en r\u00e9union en pr\u00e9sentiel.<\/p>\n\n\n\n Outre les mobilit\u00e9s croissantes, le t\u00e9l\u00e9travail et les impr\u00e9vus, cr\u00e9er un espace en ligne pour vos r\u00e9unions permet non seulement a tous les participants de rejoindre la r\u00e9union, mais \u00e9galement avoir un endroit ou centraliser toutes les ressources de la r\u00e9union.<\/p>\n\n\n\n 🥷 Activez l\u2019option dans Outlook permettant d\u2019int\u00e9grer un lien Teams par d\u00e9faut lors de vos r\u00e9unions<\/p>\n\n\n\n Votre invitation n\u2019est rien de plus qu\u2019une nouvelle sollicitation de l\u2019attention de vos coll\u00e8gues noy\u00e9e dans un oc\u00e9an d\u2019information. Si vous voulez que quelqu’un assiste \u00e0 votre r\u00e9union, vous devrez captiver son attention dans les premi\u00e8res secondes. L’invitation \u00e0 la r\u00e9union doit r\u00e9pondre \u00e0 certaines questions.<\/p>\n\n\n\n Pour cela il faut :<\/p>\n\n\n\n Le sujet : Un titre clair et concis<\/p>\n\n\n\n Le corps:<\/p>\n\n\n\n 🥷 Co\u00e9diter l\u2019agenda avec l\u2019aide des participants en utilisant la fonctionnalit\u00e9 collaborative des composants Loop dans un meeting Teams<\/p>\n\n\n\n Si vous avez besoin que les participants examinent des ressources ou effectuent des t\u00e2ches, incluez les dans l’invitation. Si vous mettez des liens vers des documents, assurez-vous que le lien soit partag\u00e9 de mani\u00e8re appropri\u00e9e afin que les lecteurs puissent y acc\u00e9der.<\/p>\n\n\n\n Vous pouvez cr\u00e9er un bloc-notes partag\u00e9 dans OneNote pour l’ordre du jour de la r\u00e9union et pour prendre des notes collaboratives. Les participants peuvent y acc\u00e9der avant, pendant et apr\u00e8s la r\u00e9union.<\/p>\n\n\n\n Pour compl\u00e9ter, utilisez un SharePoint \/ Teams pour stocker les documents li\u00e9s \u00e0 la r\u00e9union. Cela permet un acc\u00e8s facile aux participants et facilite le partage de fichiers pendant la r\u00e9union.<\/p>\n\n\n\n 🥷 Ajouter vos documents comme onglet \u00e0 la r\u00e9union Teams<\/p>\n\n\n\n En tant qu\u2019organisateur, vous \u00eates le garant de la productivit\u00e9 de votre meeting. De plus , il est de votre devoir de respecter le temps de vos interlocuteurs.<\/p>\n\n\n\n Les destinataires de votre r\u00e9union, en lisant l\u2019objet et l\u2019agenda ont d\u00e9cider que passer une partie de leur journ\u00e9e sur les sujets mentionn\u00e9s valait le coup.<\/p>\n\n\n\n En ne respectant pas l\u2019ordre du jour, vous manquez de respect aux personnes qui investissent leur temps dans cette r\u00e9union. Tout le monde \u00e0 mieux \u00e0 faire. Assignez des dur\u00e9es aux diff\u00e9rents points de l\u2019agenda peut \u00eatre un bon moyen<\/p>\n\n\n\n Si un sujet n\u00e9cessite d\u2019\u00eatre creuser, notez vous d\u2019\u00e9changer \u00e0 un autre moment.<\/p>\n\n\n\n Une r\u00e9union (hors r\u00e9union d\u2019information) est destin\u00e9e \u00e0 additionner la somme des cerveaux des participants. Pour faciliter ces interactions, il vous faut rendre votre meeting le plus interactif possible.<\/p>\n\n\n\n D\u2019une part en ma\u00eetrisant et incitant les participants \u00e0 utiliser les fonctionnalit\u00e9s de bases de Teams. Partager une info dans le chat, activer les cam\u00e9ras, les r\u00e9actions pour interagir avec la r\u00e9union\u2026<\/p>\n\n\n\n Mais en poussant un peu le vice, il vous sera possible de r\u00e9ellement recueillir le jus de cerveau de vos participants, notamment en utilisant des outils int\u00e9gr\u00e9s comme le Whiteboard ou l\u2019utilisation des sondages ou nuage de mots gr\u00e2ce \u00e0 Forms directement int\u00e9gr\u00e9 \u00e0 Teams.<\/p>\n\n\n\n Si votre meeting est productif, des actions devraient \u00e9merg\u00e9es. Il est indispensable de capter, centraliser et suivre ces actions. C\u2019est litt\u00e9ralement ce qui fait la diff\u00e9rence entre une r\u00e9union utile et inutile.<\/p>\n\n\n\n Pour centraliser ces t\u00e2ches plusieurs options s\u2019offrent \u00e0 vous (et Excel n\u2019en fait pas partie !) Pour une gestion des t\u00e2ches aux petits oignons, plusieurs crit\u00e8res.<\/p>\n\n\n\n Centralisation <\/strong>: il faut une seule source de v\u00e9rit\u00e9. En dispersant votre gestion des t\u00e2ches, vous ouvrez la porte au chaos.<\/p>\n\n\n\n Collaboration<\/strong> : Vous ne voulez pas devoir mettre a jour manuellement \u00e0 chaque fois qu\u2019une action est effectu\u00e9e. Chaque partie prenante doit pouvoir mettre \u00e0 jour lui m\u00eame ses propres t\u00e2ches.<\/p>\n\n\n\n Int\u00e9gration<\/strong> : Le must, c\u2019est d\u2019opter pour une solution qui s\u2019int\u00e8gre aux autres outils utiliser quotidiennement. Quand une t\u00e2che est assign\u00e9e \u00e0 quelqu\u2019un il faut id\u00e9alement qu\u2019elle puisse se synchroniser avec sa To-Do<\/p>\n\n\n\n Grosso modo cela vous laisse 3 choix : OneNote, Planner et Loop.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Le choix de l\u2019outil fera l\u2019objet d\u2019un prochain article. Mais si d\u00e9j\u00e0 vous pouvez centraliser les t\u00e2ches de la r\u00e9union dans un de ces outils, ce sera tr\u00e8s bien.<\/p>\n\n\n\n 🥷Tips de ninja : finissez TOUJOURS votre r\u00e9union par les next steps dans les notes collaboratives Loop<\/p>\n\n\n\n Une r\u00e9union est le point de d\u00e9part (ou de suivi) d\u2019id\u00e9es, d\u2019informations, de d\u00e9cisions et de t\u00e2ches qui n\u00e9cessitent d\u2019\u00eatre consolid\u00e9es et suivies.<\/p>\n\n\n\n Pour cela, il est important \u00e0 la fois d\u2019arr\u00eater ces composantes \u00e0 travers un Compte rendu. J\u2019utilise toujours le m\u00eame template de compte rendu, sous le format IPDA pour Information, D\u00e9cisions, Actions.<\/p>\n\n\n\n Je suis personnellement un grand fan de OneNote qui permet non seulement de r\u00e9cup\u00e9rer en un clic les d\u00e9tails de votre r\u00e9union dans votre agenda (titre, participants, agenda …), mais \u00e9galement de cr\u00e9er vos mod\u00e8les de compte rendus \u00e0 r\u00e9utiliser \u00e0 chaque r\u00e9union.<\/p>\n\n\n\n Ensuite, plus qu’a cliquer sur \u00ab\u00a0partager\u00a0\u00bb pour que le CR Onenote int\u00e8gre un mail avec les participants automatiquement en destinataire.<\/p>\n\n\n\n Pour les r\u00e9unions de suivi, d’\u00e9quipes, optez pour Planner pour le suivi de vos t\u00e2ches d’\u00e9quipe. Une t\u00e2che assign\u00e9e se synchronisera automatiquement avec la To-Do de la personne en question<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Je commence \u00e0 tester Loop, je vous en dirais des nouvelles prochainement :).<\/p>\n\n\n\n D’une mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale,<\/p>\n\n\n\n Rien de plus contreproductif qu\u2019un agenda remplit de r\u00e9unions du matin au soir. Ces fameux tunnels sont une v\u00e9ritable horreur pour le mental de chacun en bridant la productivit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Quelques pistes pour \u00e9viter cela :<\/p>\n\n\n\n Pour rendre vos r\u00e9unions encore plus productives, et d\u00e9couvrir pleins d\u2019astuces, vous pouvez me suivre sur LinkedIn<\/a> ou prendre rendez-vous directement dans mon agenda pour voir ce que Digital Ninja peut faire pour vous<\/a><\/p>\n\n\n\n Sources :<\/p>\n\n\n\nLes r\u00e9unions sont-elles vraiment utiles ?<\/h2>\n\n\n\n
Est-il possible de rendre ses r\u00e9unions plus productives ?<\/h2>\n\n\n\n
Comment am\u00e9liorer la productivit\u00e9 des r\u00e9unions<\/h2>\n\n\n\n
1. Avant la r\u00e9union<\/h2>\n\n\n\n
S\u2019interroger sur la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019une r\u00e9union<\/h3>\n\n\n\n
![\"\"\/](\"https:\/\/digitalninja.ghost.io\/content\/images\/2024\/12\/Record-video-in-teams-chat.gif\")
<\/figure>\n\n\n\nDes r\u00e9unions plus courtes<\/h3>\n\n\n\n
![\"\"\/](\"https:\/\/digitalninja.ghost.io\/content\/images\/2024\/12\/image-15.png\")
<\/figure>\n\n\n\nTrier les invit\u00e9s sur le volet<\/h3>\n\n\n\n
Un lien visio syst\u00e9matique :<\/h3>\n\n\n\n
![\"\"\/](\"https:\/\/digitalninja.ghost.io\/content\/images\/2024\/12\/image-16.png\")
<\/figure>\n\n\n\nSoigner l\u2019invitation<\/h3>\n\n\n\n
\n
\n
![\"\"\/](\"https:\/\/digitalninja.ghost.io\/content\/images\/2024\/12\/Add-loop-meeting-notes-1.gif\")
<\/figure>\n\n\n\nMettre du contenu \u00e0 disposition en amont :<\/h3>\n\n\n\n
2. Pendant votre meeting<\/h2>\n\n\n\n
Tenir l\u2019agenda<\/h3>\n\n\n\n
Une r\u00e9union productive est une r\u00e9union interactive :<\/h3>\n\n\n\n
Centraliser les t\u00e2ches issues de vos r\u00e9unions :<\/h3>\n\n\n\n
3) Apr\u00e8s votre meeting :<\/h2>\n\n\n\n
Ne les laisser pas vous envahir !<\/h3>\n\n\n\n
\n