{"id":2703,"date":"2024-12-12T06:28:00","date_gmt":"2024-12-12T06:28:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.digitalninja.fr\/capturer\/"},"modified":"2026-02-19T12:36:34","modified_gmt":"2026-02-19T11:36:34","slug":"capturer","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.digitalninja.fr\/fr\/capturer\/","title":{"rendered":"Capturer ses t\u00e2ches dans Microsoft To-Do [ COPA 1\/5 ]"},"content":{"rendered":"\n

Bonjour \u00e0 tous,<\/p>\n\n\n\n

La fin d’ann\u00e9e, le moment id\u00e9al pour prendre un peu de recul et revoir les syst\u00e8mes qui nous permettent de soutenir nos objectifs. Je vous partage dans cette s\u00e9rie mon syst\u00e8me de productivit\u00e9 COPA bas\u00e9 sur 4 piliers : Capturer, Organiser, Planifier, Accomplir. <\/a>
Cet article est le second d’une s\u00e9rie de 5, abonnez-vous pour ne pas rater les prochains.<\/p>\n\n\n\n

Que ce soit des t\u00e2ches venant de vos e-mails, de votre boss qui vient vous interrompre, ou la prochaine id\u00e9e r\u00e9volutionnaire qui traverse votre ciboulot, TOUT doit atterrir au m\u00eame endroit<\/strong>. Centraliser ses t\u00e2ches, c\u2019est la base de tout syst\u00e8me de productivit\u00e9. Si vous n\u2019avez pas un endroit ou centraliser la montagne d\u2019information qui vous parvient, c\u2019est perdu d\u2019avance.<\/p>\n\n\n\n

Pour cela, les applications de To-Do sont particuli\u00e8rement bien adapt\u00e9es. Encore plus quand elles s\u2019int\u00e8grent \u00e0 votre calendrier\u2026 Vous allez comprendre pourquoi.<\/p>\n\n\n\n

De mon c\u00f4t\u00e9, ma petite pr\u00e9f\u00e9r\u00e9e c\u2019est <\/strong>Microsoft To-Do<\/strong><\/a>.<\/strong> Hyper simple, plut\u00f4t jolie, et surtout tellement puissante quand on utilise ses diff\u00e9rentes int\u00e9grations dans l\u2019univers Microsoft. Accessible depuis tous vos appareils en ligne ou via son application.<\/p>\n\n\n\n

J\u2019ai remarqu\u00e9 les t\u00e2ches fournies par le monde chaotique provenaient essentiellement de 5 sources de contenu actionnable<\/em> :<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Les t\u00e2ches \u201cspontan\u00e9es<\/em>\u201d qui viennent de mon ciboulot ou d\u2019une personne du monde physique (si si, \u00e7a existe)<\/li>\n\n\n\n
  2. Les t\u00e2ches qui viennent de mes\u00a0e-mails (Outlook)<\/em><\/li>\n\n\n\n
  3. Les t\u00e2ches issues de ma\u00a0prise de notes (OneNote ou Loop)<\/em><\/li>\n\n\n\n
  4. Les t\u00e2ches\u00a0collaboratives (Planner)<\/em><\/li>\n\n\n\n
  5. Les t\u00e2ches qui viennent de messages dans des\u00a0plateformes collaboratives (Teams)<\/em><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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    Le but de l\u2019\u00e9tape Capturer<\/em> est de r\u00e9duire au maximum la friction entre l\u2019endroit ou se trouve la t\u00e2che et mon \u201cinbox\u201d<\/strong> ou TOUT doit se retrouver. Je sais je radote, mais c\u2019est crucial. Et vous allez voire que dans la majorit\u00e9 des cas, en utilisant des solutions int\u00e9gr\u00e9es (comme MS To-Do) il suffit litt\u00e9ralement d\u2019un clic pour tous collecter au m\u00eame endroit.<\/p>\n\n\n\n

    D\u00e9monstration en utilisant To-Do comme inbox dans l\u2019environnement Microsoft 365 :<\/p>\n\n\n\n

    \n
    💡<\/div>\n
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    <\/p>\n\n\n\n

    1) Capturer les t\u00e2ches \u201cspontan\u00e9e<\/em><\/strong>\u201d :<\/h4>\n\n\n\n

    L\u00e0, pas de miracle, il faut cr\u00e9er une nouvelle t\u00e2che. Pensez \u00e0 bien donner le maximum de contexte \u00e0 celle-ci pour que votre futur vous ait toutes les informations requises pour l\u2019effectuer directement.<\/p>\n\n\n\n

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    Au fait, si vous souhaitez discuter d’un projet d’accompagnement pour vous ou votre \u00e9quipe, vous pouvez r\u00e9server gratuitement un rdv gratuit avec moi en cliquant ici<\/a><\/p>\n\n\n\n

    \n\n\n\n

    2) Capturer les t\u00e2ches contenues dans les e-mails : <\/h3>\n\n\n\n

    Dans toutes bonnes messageries, un bouton permet de suivre\/flagguer\/marquer un e-mail. Dans Outlook<\/a>, c\u2019est le petit drapeau rouge. Cliquez dessus et BIM votre e-mail se transforme en t\u00e2che dans To-Do avec toutes les infos n\u00e9cessaires. 1 clic, litt\u00e9ralement.<\/p>\n\n\n\n

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    3) Capturer les t\u00e2ches venant de ma prise de notes : <\/h3>\n\n\n\n

    Si vous utilisez OneNote<\/a> (vous devriez), vous serez peut-\u00eatre surpris d\u2019apprendre que vous pouvez faire exactement la m\u00eame chose avec le m\u00eame petit drapeau. Et de la m\u00eame mani\u00e8re, avec tr\u00e8s peu de frictions je consolide la t\u00e2che dans To-Do avec en prime un lien vers la page de note en question pour avoir le contexte. Cool hein ?<\/p>\n\n\n\n

    4) Les t\u00e2ches collaboratives<\/h3>\n\n\n\n

    Ce sont des t\u00e2ches pouvant concerner plusieurs personnes. Ou se m\u00ealer avec des t\u00e2ches qui ne vous concernent pas. Chez Microsoft, l\u2019outil Planner permet tr\u00e8s facilement de g\u00e9rer les t\u00e2ches d\u2019une \u00e9quipe avec \u00e9ch\u00e9ances, KANBAN, fichiers etc\u2026 Le simple fait de me voir attribuer une t\u00e2che dans Planner, fait automatiquement appara\u00eetre la t\u00e2che dans To-Do. On est m\u00eame sur du 0 clic l\u00e0 !<\/p>\n\n\n\n

    C\u00f4t\u00e9 Microsoft Loop<\/a> (faites-moi savoir si un tuto vous int\u00e9resserait), il faut utiliser les composants \u00ab\u00a0Liste de t\u00e2ches\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0Suivi de progression\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0Tableau Kanban\u00a0\u00bb. En vous assignant une t\u00e2che, elle se retrouvera automatiquement dans votre To-Do. En attribuant une t\u00e2che \u00e0 un de vos coll\u00e8gue il la retrouvera aussi dans la liste \u00ab\u00a0Affect\u00e9 \u00e0 moi\u00a0\u00bb dans To-Do. Magique non ?<\/p>\n\n\n\n

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    5) Rapatrier les t\u00e2ches venant de messages dans Teams :<\/h3>\n\n\n\n

    De plus en plus de personnes utilisent Teams pour communiquer, et un certain nombre de t\u00e2ches peuvent \u00e9merger soit des chats soit de messages dans les \u00e9quipes. Et bien croyez le ou non, mais dans les deux cas, il suffit de cliquer sur les \u201c\u2026\u201d puis \u201ccr\u00e9er une t\u00e2che\u201d pour que celle-ci apparaisse dans To-Do. Et encore une fois avec le lien qui va bien pour ne pas perdre le contexte. Pour celle-ci, on est \u00e0 2 clics, avouez que c\u2019est pas mal.<\/p>\n\n\n\n

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    Quelques soit le provenance de la t\u00e2che, vous pouvez maintenant l\u2019int\u00e9grer en 1 clic dans votre syst\u00e8me (en construction).<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Si tout centraliser a l\u2019avantage d\u2019apporter une clart\u00e9 d\u2019esprit, qui fait du bien, nous verrons dans les prochains articles comment faire en sorte que le syst\u00e8me COPPA vous apporte la s\u00e9r\u00e9nit\u00e9 que tout est sous contr\u00f4le. Que vous ne passez \u00e0 c\u00f4t\u00e9 de rien. Que votre temps, si pr\u00e9cieux, est employ\u00e9 a bon escient. Et tout cela de la mani\u00e8re la plus efficace qu\u2019il soit, gr\u00e2ce aux int\u00e9grations des diff\u00e9rentes briques Microsoft 365. <\/p>\n\n\n\n

     A vous de jouer ! <\/p>\n\n\n\n

     1) Scannez ces 5 diff\u00e9rentes sources de contenu actionnable et collecter TOUTES les t\u00e2ches dans To-Do, quelque soit la source.
    2) Essayez, pour chacune de ces sources, de faire appara\u00eetre une t\u00e2che en clic dans To-Do<\/p>\n\n\n\n

    Voil\u00e0 qu\u2019on y voit d\u00e9j\u00e0 un peu plus clair. M\u00eame si c\u2019est le bordel dans votre To-Do, tout y est centraliser, on peut commencer \u00e0 mettre en place un syst\u00e8me.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"\/<\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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