{"id":230,"date":"2024-12-22T16:38:42","date_gmt":"2024-12-22T16:38:42","guid":{"rendered":"https:\/\/www.digitalninja.fr\/5-manieres-de-retrouver-vos-informations-en-quelques-secondes-dans-microsoft-365\/"},"modified":"2026-02-19T12:03:04","modified_gmt":"2026-02-19T11:03:04","slug":"5-manieres-de-retrouver-vos-informations-en-quelques-secondes-dans-microsoft-365","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.digitalninja.fr\/fr\/5-manieres-de-retrouver-vos-informations-en-quelques-secondes-dans-microsoft-365\/","title":{"rendered":"5 mani\u00e8res de retrouver vos informations en quelques secondes dans Microsoft 365"},"content":{"rendered":"\n

Vous n’\u00eates pas seul. Selon un rapport souvent cit\u00e9 de McKinsey,<\/p>\n\n\n\n

\n

\u00ab les employ\u00e9s passent en moyenne 1,8 heure chaque jour \u00e0 rechercher et \u00e0 rassembler des informations. \u00bb<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Cela repr\u00e9sente 9,3 heures\/semaine gaspill\u00e9es pour rechercher des informations. Des millions d’heures sont consacr\u00e9es \u00e0 g\u00e9n\u00e9rer de l’information dont une grande partie reste inutilis\u00e9e car les collaborateurs ne peuvent pas les trouver, et finissent par recr\u00e9er ces m\u00eames informations.
Dans ces conditions, impossible de capitaliser sur la connaissance commune. En plus de la frustration g\u00e9n\u00e9r\u00e9e, cela repr\u00e9sente un co\u00fbt \u00e9norme en productivit\u00e9.<\/strong> Et cette tendance n’est pas pr\u00e8s de s’arranger.<\/p>\n\n\n\n

En effet, le volume de donn\u00e9es produite dans nos organisations s’accro\u00eet de mani\u00e8re exponentielle. A cette surcharge s’ajoute la d\u00e9multiplication des outils qui disperse l’information<\/strong>, les \u00e9volutions constantes d’interfaces, la n\u00e9cessit\u00e9 croissante d’adaptation aux nouvelles fonctionnalit\u00e9s…
Heureusement, une nouvelle mani\u00e8re de retrouver l’information existe :<\/p>\n\n\n\n

\n

La Recherche<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Les avanc\u00e9es technologiques des moteurs de recherche sur internet peuvent aujourd’hui b\u00e9n\u00e9ficier au contenu professionnel, notamment avec Microsoft Search.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Microsoft Search, la recherche unifi\u00e9e dans toutes vos applications<\/h2>\n\n\n\n
\"\"\/<\/figure>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Microsoft Search est un outil unifi\u00e9 qui permet de rechercher des informations \u00e0 travers tous les services Microsoft 365. Il offre des capacit\u00e9s de recherche intelligente et personnalis\u00e9e bas\u00e9es sur l’intelligence artificielle, fournissant des r\u00e9sultats personnalis\u00e9s \u00e0 chaque utilisateur.<\/p>\n\n\n\n

Que vous recherchiez des personnes, des fichiers, des organigrammes, des sites ou des r\u00e9ponses \u00e0 des questions courantes,<\/strong> Microsoft Search compile les r\u00e9sultats provenant de tout votre environnement Microsoft 365.<\/p>\n\n\n\n

Des r\u00e9sultats en fonction du contexte :<\/h3>\n\n\n\n

Si le moteur de recherche est le m\u00eame derri\u00e8re chaque barre, il offre des r\u00e9sultats dans le contexte<\/strong> de l’application \u00e0 partir de laquelle <\/strong>vous effectuez la recherche<\/strong>. Par exemple, lorsque vous recherchez dans Microsoft Outlook, vous trouvez des e-mails, et non des sites SharePoint. Lorsque vous recherchez dans SharePoint, vous trouvez des sites, des pages et des fichiers.<\/p>\n\n\n\n

Des r\u00e9sultats en fonction de votre profil :<\/h3>\n\n\n\n

Quelle que soit l’application dans laquelle vous travaillez, Microsoft Search est personnalis\u00e9<\/strong>. Il se base sur les interactions de votre profil pour afficher des r\u00e9sultats pertinents pour chaque utilisateur. Chaque collaborateur peut voir des r\u00e9sultats diff\u00e9rents, m\u00eame s’ils recherchent les m\u00eames mots. Vous ne voyez que les r\u00e9sultats auxquels vous avez d\u00e9j\u00e0 acc\u00e8s, Microsoft Search ne modifie pas les autorisations<\/strong>.Alors comment acc\u00e9der \u00e0 ce super pouvoir ?
La barre de recherche Microsoft Search s’int\u00e8gre \u00e0 toutes vos applications Microsoft 365. Chaque application filtre automatiquement sur les donn\u00e9es et fonctionnalit\u00e9s qui lui sont propres :<\/p>\n\n\n\n

Retrouver des informations dans Teams<\/h2>\n\n\n\n

Teams devenant de plus en plus central dans notre collaboration, une grande partie des donn\u00e9es sont \u00e9chang\u00e9es par ce biais. Et cela tombe bien car ses capacit\u00e9s de recherche sont ultra efficaces. Que vous recherchiez un message, une personne, un fichier ou tout autre information partag\u00e9e dans Teams, il y a fort \u00e0 parier que ses fonctionnalit\u00e9s de recherche vous permettent de les retrouver.
Il suffit de taper un mot ou un nom dans la barre de recherche pour afficher les r\u00e9sultats correspondants. Les r\u00e9sultats qui apparaissent refl\u00e8tent vos interactions r\u00e9centes et les r\u00e9sultats les plus pertinent en fonction de votre profil<\/strong>. Si cela n’est pas suffisant, l’utilisation des filtres peut s’av\u00e9rer redoutable :<\/p>\n\n\n\n

1. Rechercher des messages<\/h3>\n\n\n\n

Pour trouver un message sp\u00e9cifique (et \u00e9viter d’avoir \u00e0 solliciter vos coll\u00e8gues 10 fois), recherchez dans vos messages en tapant un mot-cl\u00e9 dans la barre de recherche, puis s\u00e9lectionnez Messages<\/strong>. Choisissez parmi les r\u00e9sultats pour voir le message. Si votre recherche n’est pas concluante, s\u00e9lectionnez Voir tous les messages<\/strong> pour voir plus de r\u00e9sultats. Utilisez ensuite les filtres pour \u00eatre encore plus efficace :<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Par type : <\/strong>\u00e9tait ce une conversation ou un message dans un canal ?<\/li>\n\n\n\n
  • Equipe et canaux : <\/strong>Peut-\u00eatre vous rappelez vous dans quelle \u00e9quipe a \u00e9t\u00e9 post\u00e9 ce message<\/li>\n\n\n\n
  • De<\/strong> : Ou qui est son auteur ?<\/li>\n\n\n\n
  • Date<\/strong> : Une vague id\u00e9e de quand il a pu \u00eatre publi\u00e9 ? Cette semaine, le mois dernier, il y a 1 an \u00e0 la m\u00eame p\u00e9riode ?<\/li>\n\n\n\n
  • Plus<\/strong> : le message vous mentionnait il ?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Astuce : <\/strong>Ayant connaissance de ces diff\u00e9rents filtres, il devient int\u00e9ressant d’adopter des bonnes pratiques de communication comme le fait de mettre les messages dans les canaux appropri\u00e9s ou @mentionner les personnes concern\u00e9es par exemple.<\/p>\n\n\n\n

    2. Rechercher des discussions individuelles ou de groupe<\/h3>\n\n\n\n

    Tapez le nom de la personne dans la barre de recherche. Au-dessus des r\u00e9sultats, vous verrez l’option de filtrer davantage. Pour voir les messages individuels avec cette personne, ou les messages qui la mentionnent, s\u00e9lectionnez Messages<\/strong>. Pour rechercher des discussions de groupe dans lesquelles elle se trouve, s\u00e9lectionnez Discussions de groupe<\/strong>. S\u00e9lectionnez son nom pour acc\u00e9der \u00e0 la discussion et reprendre l\u00e0 o\u00f9 vous vous \u00e9tiez arr\u00eat\u00e9.
    Astuce : <\/strong>Pour trouver plus rapidement des conversations de groupe, donnez un nom \u00e0 ces conversations. En plus de faciliter la recherche, cela aidera les participants \u00e0 s’y retrouver.Illustration renommage conversation<\/p>\n\n\n\n

    3. Rechercher des \u00e9quipes et des canaux<\/h3>\n\n\n\n

    Tapez le nom de l’\u00e9quipe ou du canal dans la barre de recherche. S\u00e9lectionnez \u00c9quipes et canaux<\/strong>, puis choisissez le r\u00e9sultat pour naviguer directement vers cette \u00e9quipe ou ce canal.Si, en tant que chef de projet, manager ou communiquant vous prenez l’habitude de publier dans Teams des statuts r\u00e9guliers sur vos sujets dans un canal Teams appropri\u00e9, alors retrouver cette information devient un jeu d’enfant pour vos coll\u00e8gues.
    Astuce<\/strong> : Epingler les canaux Teams qui vont sont le plus utiles au quotidien pour les avoir \u00e0 port\u00e9e de main.<\/em><\/p>\n\n\n\n

    4. Rechercher des fichiers<\/h3>\n\n\n\n

    Localisez un fichier en tapant son nom ou un mot-cl\u00e9. S\u00e9lectionnez Fichiers<\/strong>, puis choisissez le fichier dans les r\u00e9sultats.Vous pouvez \u00e9galement rechercher en tapant le mot-cl\u00e9 dans la barre de recherche et en appuyant sur Entr\u00e9e<\/strong>. S\u00e9lectionnez Fichiers<\/strong> pour voir les pi\u00e8ces jointes ou affiner davantage les r\u00e9sultats.Microsoft Search est aussi capable de retrouver un fichier uniquement \u00e0 partir d’une phrase contenue dans le corps de ce fichier.
    Astuce<\/strong> : Utilisez les filtres de dates pour avoir la derni\u00e8re version d’un fichier, ou \u00e0 l’inverse une version d’une p\u00e9riode donn\u00e9e.<\/em><\/p>\n\n\n\n

    Rechercher dans la conversation ou l’\u00e9quipe actuelle avec Ctrl+F<\/h3>\n\n\n\n

    Appuyez sur Ctrl+F<\/strong> pour rechercher des messages dans la discussion ou le canal Teams dans lequel vous vous trouvez actuellement.<\/p>\n\n\n\n

      \n
    1. Allez \u00e0 l’endroit que vous souhaitez rechercher\u2014par exemple, une discussion r\u00e9cente ou le canal G\u00e9n\u00e9ral au sein d’une \u00e9quipe.<\/li>\n\n\n\n
    2. Appuyez sur Ctrl+F<\/strong>, tapez votre terme de recherche, puis s\u00e9lectionnez Aller<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

      Vos r\u00e9sultats apparaissent \u00e0 droite, dans Rechercher dans la discussion.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

        \n
      1. Choisissez parmi les r\u00e9sultats disponibles pour acc\u00e9der \u00e0 son emplacement.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

        Retrouver des informations dans Outlook<\/h2>\n\n\n\n

        M\u00eame si nos bo\u00eetes mail ne devraient pas \u00eatre un endroit de stockage de l’information, mais de transit, il est en r\u00e9alit\u00e9 tr\u00e8s fr\u00e9quent d’avoir \u00e0 retrouver des informations dans Outlook.
        La zone de recherche d\u2019Outlook est un outil puissant pour vous aider \u00e0 trouver des messages, des contacts, des t\u00e2ches et des entr\u00e9es de calendrier.
        Vous pouvez taper un certain nombre d\u2019expressions dans la zone de recherche en haut de la fen\u00eatre Outlook. Outre la recherche de mots et d\u2019expressions diff\u00e9rents, vous pouvez utiliser diff\u00e9rents op\u00e9rateurs et mots cl\u00e9s pour affiner vos r\u00e9sultats de recherche.Utiliser un syst\u00e8me de dossiers pour retrouver des e-mails est particuli\u00e8rement inefficace : il devient tr\u00e8s compliqu\u00e9 de maintenir ce syst\u00e8me \u00e0 mesure que le flux d’e-mails augmente, et cela ne facilite pas la recherche pour autant. La recherche Outlook en revanche est extr\u00eamement efficace pour retrouver tous les e-mails que vous avez archiv\u00e9.Pour commencer votre recherche, cliquez sur la zone de recherche<\/strong> en haut de la fen\u00eatre Outlook. Vous verrez imm\u00e9diatement suggestions de recherches<\/strong>. Ces suggestions sont bas\u00e9es sur votre recherche et votre historique des messages.
        Illustration recherche Outlook<\/p>\n\n\n\n

        Retrouver des fichiers dans OneDrive<\/h2>\n\n\n\n

        OneDrive est une solution de stockage en ligne personnel permettant de stocker, partager et acc\u00e9der \u00e0 des documents depuis le cloud. L’un des principaux avantages de OneDrive est la facilit\u00e9 d’acc\u00e8s et de partage des ressources stock\u00e9es. Une fois vos documents sauvegard\u00e9s dans OneDrive, ils deviennent accessibles en tout lieu et \u00e0 tout moment, simplifiant ainsi la gestion de vos fichiers.En cela, OneDrive constitue une bonne option pour d\u00e9sencombrer vos bo\u00eetes mail. Avec cet un espace d\u00e9di\u00e9 pour le stockage de fichiers, on \u00e9vite l’accumulation de pi\u00e8ces jointes volumineuses dans nos bo\u00eetes mails.En utilisant OneDrive, vous pouvez non seulement organiser et partager facilement vos documents, mais aussi les retrouver efficacement gr\u00e2ce \u00e0 ses fonctionnalit\u00e9s de recherche avanc\u00e9e :<\/p>\n\n\n\n

          \n
        1. Pour b\u00e9n\u00e9ficier, de toute la puissance de recherche, acc\u00e9dez \u00e0 OneDrive en ligne. Pour cela, clic droit sur votre dossier OneDrive puis \u00ab\u00a0acc\u00e9der en ligne\u00a0\u00bb<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

          Screen<\/p>\n\n\n\n

            \n
          1. Vos fichiers r\u00e9cents<\/strong> apparaissent, avec la possibilit\u00e9 de les filtrer par type, par personne ou par nom gr\u00e2ce \u00e0 la barre de recherche.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

            Screen<\/p>\n\n\n\n

              \n
            1. Des fichiers partag\u00e9s par vous ou qui vous ont \u00e9t\u00e9 partag\u00e9s<\/strong>.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

              Screen<\/p>\n\n\n\n

                \n
              1. Tous les fichiers partag\u00e9s par une personne sp\u00e9cifique<\/strong>.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

                Screen<\/p>\n\n\n\n

                  \n
                1. Les fichiers partag\u00e9s durant une r\u00e9union<\/strong> (pass\u00e9 ou \u00e0 venir).<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

                  ScreenDans quel cas utiliser la recherche OneDrive ?<\/strong>OneDrive \u00e9tant un espace de stockage personnel, <\/strong>je l’utilise pour rechercher des ressources qui m’ont sp\u00e9cifiquement \u00e9t\u00e9 partag\u00e9es, ou que j’ai moi-m\u00eame enregistr\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

                  Rechercher dans SharePoint<\/h2>\n\n\n\n

                  Contrairement \u00e0 OneDrive, qui est principalement con\u00e7u comme un espace de stockage personnel pour les documents, SharePoint se distingue par sa capacit\u00e9 \u00e0 g\u00e9rer de l’information \u00e0 l’\u00e9chelle d’une \u00e9quipe, voire de l’entreprise.Les sites d’\u00e9quipe, les documents h\u00e9berg\u00e9s dans les \u00e9quipes Teams, les intranets etc … sont autant de ressources retrouvables depuis la barre de recherche SharePoint.Gr\u00e2ce \u00e0 ses fonctionnalit\u00e9s avanc\u00e9es de recherche et de m\u00e9tadonn\u00e9es, SharePoint permet de retrouver rapidement vos ressources o\u00f9 qu’elles se trouvent.<\/p>\n\n\n\n

                  Optimisez votre recherche dans SharePoint<\/h3>\n\n\n\n
                    \n
                  1. Rechercher dans l’organisation ou dans un site<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

                    Organiser en sites, biblioth\u00e8ques et dossiers, il est important de noter que la recherche SharePoint d\u00e9pend de l\u00e0 ou vous vous trouvez :Depuis la page d’accueil <\/strong>-> Vous recherchez dans tous les sites SharePoint de l’organisation auxquels vous avez acc\u00e8s.Depuis une biblioth\u00e8que de documents <\/strong>-> Vous recherchez dans la biblioth\u00e8que en question.
                    Pour rechercher des ressources de l’organisation, rendez-vous sur la page d’accueil de SharePoint (en s\u00e9lectionnant son logo depuis le lanceur d’applications office.com par exemple)<\/p>\n\n\n\n

                    \"\"\/<\/figure>\n\n\n\n

                    2. Utilisez des mots-cl\u00e9s pr\u00e9cis<\/strong>SharePoint indexe le contenu des documents, leurs titres et leurs m\u00e9tadonn\u00e9es. Pour obtenir les meilleurs r\u00e9sultats, privil\u00e9giez des mots-cl\u00e9s sp\u00e9cifiques li\u00e9s au contenu ou au projet que vous cherchez.Exemple :<\/strong> Si vous recherchez un rapport financier, tapez le titre probable du fichier ou un terme unique utilis\u00e9 dans le document.
                    3. Filtrez vos r\u00e9sultats<\/strong>Pour affiner vos recherches, utilisez les filtres<\/strong> disponibles :<\/p>\n\n\n\n