Nous avons vu dans l’article précédant comment centraliser nos tâches dans To-Do. Aujourd’hui on va organiser ces tâches !
En principe, si vous avez bien fait vos devoirs, vous avez scanner toutes vos sources de tâches (e-mail, notes, post-it…) pour les centraliser dans To-Do. Avec un peu de chance vous y avez même mis un peu de contexte.
Si ce n’est pas le cas → refaites un petit tour par la bas
Pourquoi organiser ses tâches ?
Que ce soit côté pro ou perso, il est devenu indispensable pour moi d’avoir une liste exhaustive et à jour de mes projets en cours, et des tâches qui les composent.
Plusieurs raisons à cela:
Diminuer la charge mentale
Nos cerveaux ne sont simplement plus adaptés à contenir autant d’information. Que ce soit pour le développement de mon business, les projets de mes clients ou l’organisation de mon prochain voyage, il y a simplement trop de tâches, sous-tâches et échéances pour mon petit ciboulot (je suis peut-être un peu limité, mais quand même).
C’est juste devenu trop complexe.
Comme le dit David Allen “Our brains are made for having ideas, not holding them” (nos cerveaux sont fait pour avoir des idées, pas pour en stocker).
Organiser pour un mieux piloter
Ensuite, je trouve que j’ai une faciliter déconcertante à me mettre la tête dans le guidon. J’enchaîne les tâches quotidiennes sans forcément avancer vers mes objectifs. Mes petits shoots de dopamine lorsque je marque une tâche comme terminée me donnent l’illusion que je suis productif, or, rien n’avance.
Sans une vue macro, il est très compliqué de déterminer les priorités dans nos projets (pro ou perso). Je suis convaincu que pour vivre une vie qui a du sens, il nous faut passer du temps sur des projets qui comptent !
Si vous voulez faire 1 truc aujourd’hui qui réduira votre charge mentale et vous donnera une clarté d’esprit incroyable → faite une liste de vos projets en cours quelque part, et mettez y toutes les tâches
Concrètement, comment organiser ses tâches
Pour bénéficier de cette clarté d’esprit, vos tâches doivent être organisées en projet (ou en domaine, mais on verra cela une prochaine fois). Bref en « listes ».
Et devinez quelle appli est super chouette pour créer des listes de tâches ?
Microsoft To-Do, quelle coïncidence.
To-Do (et toutes les bonnes applis de gestion de tâches), avec sa fonctionnalité de création de liste me permet de lister tous mes projets en cours et toutes les tâches qui leur sont liées.
- Je crée donc une liste par projet et y rapatrie toutes les tâches relatives. Cela permet d’avoir d’un coup d’œil la charge restante sur un projet donné.
(Pro tip ajouter un émoji au début pour identifier ses projets plus facilement)
2. Je hiérarchise mes projets en fonction de leur importance (c’est important!)
3. Ensuite, une fois toutes mes tâches dans la bonne liste, je donne du contexte. Le contexte c’est toutes les informations nécessaires à la réalisation de la tâche.
Détails, sous-tâches, date, contacts, fichiers… Idéalement, on devrait pouvoir réaliser la tâche sans avoir rien d’autre à ouvrir.
L’avantage avec Microsoft c’est que si vous avez utiliser ma méthode de collecte, tout ou presque s’y trouve déjà.
Idéalement, le Tibo du futur pourra les réaliser exclusivement avec les informations déjà contenues.
Projets et domaines, organiser ses tâches par « actionnabilité »
Comme le pouvez le voir, je distingue les « Projets » des « Domaines ».
Projets regroupe l’ensemble des projets sur lesquels je travail activement. Chaque projet est constitué d’un ensemble de tâches avec un objectif bien défini à atteindre et une date de complétion attendue.
Exemple: Mission de consulting, organiser un voyage au Portugal, créer une identité graphique…
A l’inverse, les domaines sont ensembles de tâches à réaliser pour maintenir un niveau de qualité dans un domaine spécifique. Les tâches qui composent les domaines sont souvent récurrentes et il n’y a pas d’objectif particulier ni de limite dans le temps.
Exemple : « Moula » est pour moi le domaine lié à mes finances personnelles (épargner X tous les mois, se renseigner sur tel investissement…). « Perso » est le domaine dans lequel tombent les tâches de la vie quotidiennes (liste de course, emmener le chat chez le véto … ).
L’idée est ensuite de garder cette organisation à travers toutes vos applis.
Cette méthode d’organisation inspirée du célèbre P.A.R.A de Tiago Forte, me permet d’avoir une a tous moment une idée très précise de ma charge et de mon niveau d’engagement et de responsabilité. Le fait qu’il couvre toutes les sphères de ma vie me permet très facilement d’accepter, ou surtout refuser certains engagements (pro ou perso)
Actions à mettre en place :
✅ Lister tous vos projets et domaines de responsabilité pro et perso
✅ Créez une liste pour chaque projet (mettez des petits émojis 🥷)
✅ Hiérarchisez les en fonction de leur importance ou votre niveau d’implication
✅ Répartissez toutes les tâches listées dans le point précédent dans ces listes
