Soyons honnêtes une seconde.

Documenter des process, rédiger des SOP (Standard Operating Procedures) c’est pas le truc le plus sexy.

Dans 100 % des équipes que j’accompagne, j’entends toujours les mêmes phrases :

• « On n’a jamais le temps de documenter. »
• « Tout est dans la tête de X… s’il part, on est morts. »
• « On a toujours l’impression de repartir de 0 »

Et c’est normal.

Personne n’a envie de vivre cette angoisse de la page blanche devant un Word vide, que l’on avait oublié depuis le lycée.

Personne ne lit des SOP de 25 pages.

Personne ne sait où les ranger.

Et personne n’a le temps de les maintenir à jour.

👉 Résultat : les process ne vivent que dans les têtes.

Et une organisation qui vit dans des têtes c’est un chateau de carte.

Le déclic

Depuis que je cherche à rendre ma boîte AI First, J’ai arrêté de voir la documentation comme un livrable.

Je la traite désormais comme un système vivant, pensé pour :

• les humains
• l’IA
• l’automatisation
• et l’onboarding permanent

Voici exactement comment je fais chez Digital Ninja —

et comment mes clients le répliquent en quelques jours :

• ✅ moins d’1h par process
• ✅ au bon endroit
• ✅ avec un template standard
• ✅ directement interrogeable par un agent IA

🧱 Étape 1 — Créer une équipe Teams dédiée (le centre nerveux)

Chaque équipe mérite un espace dédié, pour moi c’est un indispensable.

Je crée donc une équipe Teams qui centralise :

• les communication
• les documents
• les décisions
• Les tâches
• et surtout : la connaissance
•  

👉 Une équipe = un espace unique.

C’est la première règle :

si l’info est dispersée, elle meurt.

PS : et oui c’est comme cela que vous allez réduire votre nombre d’e-mails

📚 Étape 2 — Activer la Knowledge Base dans SharePoint (le cerveau)

Chaque équipe Teams a un site SharePoint associé.

Je m’en sers comme cerveau structuré de l’équipe.

J’utilise les pages Sharepoint et ses métadonnées :

• des catégories claires
• des métadonnées utiles (owner, fréquence, criticité, recertification)
• des vues dynamiques

Objectif :

👉 transformer SharePoint en wiki industriel, prêt pour l’IA

Astuce : en définissant un owner et une date de mise a jour on peut même créer une automatisation qui notifie l’owner lorsqu’une procédure doit être mise à jour 😉

🧩 Étape 3 — Créer un template de SOP (le moment clé)

C’est ici que tout se joue.

Je crée un modèle de page SharePoint unique, réutilisable, avec toujours la même structure :

• 🎯 Objectif
• 📦 Pré-requis
• 🧭 Étapes
• 👤 Owner
• 🔁 Fréquence de relecture
• 📎 Liens utiles

Résultat :

• plus de débat sur le format
• plus de friction
• plus d’excuse

👉 La documentation devient un réflexe, pas un effort.

Si vous n’êtes pas familier de ces sujets un conseil : faites simple !

🎥 Étape 4 — Capturer le process en live (zéro friction)

Je ne “documente” plus.

Je demande simplement :

“Montre-moi comment tu fais.”

On ouvre une réunion Teams.

Partage d’écran.

Je pose des questions.

On déroule le process comme pour un nouveau collègue.

On enregistre.

⏱️ 10 à 15 minutes.

Zéro stress. Zéro formalisme.

C’est la version la plus fidèle du réel.

🤖 Étape 5 — Copilot rédige la procédure (l’accélérateur)

À la fin de la réunion, j’ouvre Copilot dans Teams et je lui demande :

« En utilisant le template le /template SOP , rédige la procédure complète à partir de /la réunion .

Copilot :

• extrait les étapes
• reformule
• structure
• nettoie
• standardise

⏱️ 30 secondes.

👉 Ce qui prenait 2h devient instantané.

👉 L’IA n’automatise pas le process, elle l’industrialise.

🧠 Étape 6 — Publier la SOP en 1 clic (zéro dette)

Dans la même conversation, il me suffit de mentionner @Sharepoint page agent pour **inclure directement la page dans mon sharepoint :

• la page est classée
• rangée
• visible

Pas de copier-coller.

Pas de “je le ferai plus tard”.

Pas de dette documentaire.

👉 Le savoir arrive directement au bon endroit.

Ensuite je relis, j’ajoute les captures d’écran qui vont bien, et je peux même ajouter l’enregistrement de la vidéo à ma page !

🤝 Étape 7 — Rendre la connaissance accessible via un agent IA

C’est là que le système change de dimension.

L’agent SharePoint connecté à la base :

• répond aux questions
• guide pas à pas
• retrouve la bonne procédure
• évite d’interrompre les experts
• accélère la recherche d’info (×3 chez un client)

On ne lit plus des SOP.

👉 On interroge la connaissance.

🚀 Résultat : la documentation devient un avantage compétitif

Chez un client que j’accompagne :

• documentation : heures → 1h max
• onboarding : autonomie totale
• dépendance aux experts : en chute libre
• IA : enfin exploitable
• process : vivants, à jour, prêts à être automatisés

Et surtout :

👉 la connaissance ne disparaît plus

👉 elle se transmet

👉 elle s’améliore

👉 elle scale

Vous voulez mettre cela en place chez vous ?

Je pourrai vous vendre 10 jours pour installer ce système chez vous.

Avec vos outils.

Vos équipes.

Vos contraintes.

Mais honnêtement avec cet article, vous avez déjà 80 % de la méthode.

Les 20 % restants ?

C’est la création du système d’équipe qui va autour, la gouvernance, et l’adoption.

Si cela vous intéresse : contactez moi sur Linkedin 🙂

La vraie question n’est pas “comment documenter”

C’est :

Est-ce que votre équipe est prête à apprendre plus vite que les autres ?

Parce qu’en 2026, les entreprises ne seront pas séparées par l’IA.

Elles le seront par la qualité de leur connaissance.